Time management: 10 tecniche per gestire al meglio il tuo tempo e avere successo

“Non troverai mai per caso il tempo per fare le cose.
Se ti serve tempo devi riuscire a creartelo“

Charles Buxton 

Abbiamo tutte 24 ore a disposizione al giorno… a volte scorrono lentamente mentre in altre occasioni sembrano non bastare dato che abbiamo #millecosedafare. In queste giornate è ancora più necessario gestire al meglio il tempo che abbiamo, per riuscire a completare quello che dobbiamo fare ma anche per assicurarci dei momenti per noi stesse.

Personalmente ogni volta che qualcuno mi presenta una nuova tecnica per gestire al meglio il tempo, come prima reazione sono motivata a provarla per cercare di essere più produttiva a livello lavorativo e soprattutto a livello personale… ma subito dopo mi sento sopraffatta dalle mille informazioni al riguardo e dai video di persone di successo che, sembra senza problemi, riescono a fare di tutto e di più. Capita anche a te?

Ho quindi pensato a cosa io avrei voluto sapere prima di iniziare a sperimentare a caso tecniche varie, per non sprecare tempo con approcci non adatti alla mia vita, ma anche e soprattutto perchè non ho tempo per fare mille ricerce (che poi, in italiano, ci sono anche poche risorse disponibili). Ecco quindi un menù di 10 tecniche che da sole o combinate possono davvero svoltare il modo di vivere la tua giornata!

1. Prioritization
2. Pomodoro technique
3. Calendar blocking
4. Time batching
5. Dire “no”
6. No multi-tasking
7. Tutto in uno
8. Pianifica la sera prima
9. Track your time
10. App per tracciare il tempo speso al telefono

1. PRIORITIZATION, ossia organizzazione e pianificazione in base alle priorità. Ci sono diversi modi di stabilire cosa, tra le mille cose da fare, è davvero prioritario. Uno degli approcci che trovo funzioni meglio, sia che si tratti di lavoro che di vita privata, è il sistema a quattro quadranti di Stephen Covey (anche conosciuto come Eisenhower’s Urgent-Important Principle). Il sistema funziona usando due soli criteria per valutare le cose che hai da fare: urgenza e importanza. Un’azione può infatti essere più o meno urgente, a seconda della scadenza che ha, dell’essere o meno un’emergenza o un’interruzione imprevista. Un’azione però puo’ anche essere più o meno importante, e questo dipende da quanto è legata a qualcosa di fondamentale per te, di non negoziabile.
A seconda di come un’azione viene valutata secondo questi due criteri, abbiamo quindi quattro possibili situazioni:
– azione urgente e importante
– azione urgente ma non importante
– azione non urgente ma importante
– azione non urgente e non importante.
Qui un esempio illustrato di come reagire per ciascuno di queste possibilità, anche con esempi concreti.

2. POMODORO TECHNIQUE, ossia come usare in maniera alternativa un timer da cucina. Questa tecnica è molto semplice e pratica ma anche molto efficace: prendi un timer da cucina (o anche quello sul cellulare) e impostalo su 25 minuti.  Concentrati per 25 minuti e poi fai 3-5 minuti di pausa. Riprendi per altri 25 minuti e così via. Una volta completate quattro fasi da 25 minuti, concediti un pausa più lunga, di 15-30 minuti. La stessa tecnica viene usata dall’app Forest, che ti incentiva a non interrompere i 25 minuti di lavoro facendo crescere un bell’albero nella tua foresta personale.

3. CALENDAR BLOCKING, la tecnica più usata dagli esperti di time management. Tutte abbiamo in casa un calendario su cui ci scriviamo scadenze, ricorrenze, etc. Qui si tratta di passare al livello successivo, ossia prendere un’agenda (o Google calendar) e, sulla visione giornaliera, letteralmente creare dei blocchi di tempi per le cose che volete e dovete fare. Io mi trovo molto bene con il calendario di Outlook per fissare le cose di lavoro, e quindi segnare non solo riunioni e chiamate varie ma proprio bloccare delle ore per lavorare su un documento o rispondere alle email, così da apparire “busy” quando qualcuno vuole fissare un appuntamento proprio a quell’orario. Per la vita privata, preferisco segnare tutto su un’agenza e, da buona amante di cancelleria, uso anche colori diversi così da capire in un secondo quanto lavoro ogni giorno, quanto tempo spendo guardando TV o quante volte in una settimana studio (sì, sto cerdando di imparare una terza lingua). 
Ecco qui sotto una panoramica di una mia settimana tipo, giusto per capire come funziona. La chiave sta nel pianificare prima la settimana o giornata seguente – e qui si può anche passare al punto seguente per capire come organizzare i blocchi.

4. TASK BATCHING. Un nome complicato che significa unire in uno stesso blocco di tempo attività simili. Se per esempio devo rispondere a delle email o devo controllare le scadenze delle bollette e registrarle sul calendario, meglio farlo tutto insieme che una email o una bolletta alla volta. Il trucco sta nell’unire tasks simili, cioè cose da fare che richiedono più o meno lo stesso tipo di sforzo mentale o fisico.

5. DIRE “NO”. Ricordi le azioni che hai identificato come non importanti e non urgenti – ecco, a quelle devi dire NO. Semplice. Che poi, non è davvero così semplice nella vita vera, lo so benissimo, ma questa tecnica funziona meglio se la pratichiamo spesso. Infatti più chiariamo a tutti che diamo valore al nostro tempo e che non siamo disposte a interrompere qualsiasi cosa stiamo facendo per qualcun’altro, più lo facciamo meno le altre persone saranno portate a farlo. Se dimostriamo di rispettare il nostro tempo, gli altri faranno lo stesso. 

6. NO MULTI-TASKING. Lo so, siamo donne e spesso siamo le prime a pensarci capaci di tutto, e lo siamo. Fare tutto però non vuol dire che lo facciamo bene se lo facciamo esattamente allo stesso momento. Basta con il mito del multi-tasking, meglio fare una cosa alla volta e bene. Ancora meglio sarebbe adottare ritmi lenti e non lasciarsi trasportare dal frenetismo dei tempi moderni, ma questo richide un discorso a parte.

7. TUTTO IN UNO. Meglio non sottovalutare lo stress, le distrazioni e il fatto che a volte ci dimentichiamo le cose. Tutte le informazioni, tutti i pensieri che ci passano nella testa, tutti gli appuntamenti, meglio salvarli in un posto solo. Io sono una fan del metodo Bullet Journal inventato da Ryder Carroll (ti interessa saperne di più?) ma è davvero sufficienti un’agenda ben strutturata o un quaderno che organizzi come meglio preferisci. L’importante è sapere che tutto è lì, e non un po’ qui e un po là.

8. PIANIFICA LA SERA PRIMA. Ne ho già parlato qui di come la sera possa essere un momento importante da sfruttare sia per rilassarsi che per ridurre lo stress del giorno seguente, e davvero non mi stanco di ripetere che funziona. La sensazione che si prova la mattina quando al momento di cominciare la giornata si sa esattamente cosa fare è davvero confortante. Niente stress, niente cercare di ricordare quella cosa da fare che però proprio non viene in mente, niente ansia da “cosa mi metto”. Sapere è potere, e quindi sapere cosa si deve e vuole fare, come si trascorrerà il resto della giornata, da davvero tanto potere. 

Le ultime due tecniche di cui voglio parlare brevemente sono in realtà qualcosa che consiglio di fare per un po’ di tempo soltanto, per riflettere su come viene trascorso il tempo ora e come la situazione cambia una volta adottate una o più delle tecniche descritte sopra.

9. TRACK YOUR TIME: monitora e registra come spendi la tua giornata. Farlo per una settimana è sufficiente e davvero aiuta a capire quanto tempo passiamo a fare una cosa piuttosto che un’altra. Questo aiuta tantissimo a meglio pianificare e bloccare il tempo necessario a compiere un’azione, così come a ridurre se non eliminare il tempo che passiamo a fare le cose non importanti e non urgenti. Per capirci, quante volte ci siamo trovate a volerci rilassare con un episodio della nostra serie TV preferita, e dopo due ore siamo ancora lì spalmate sul divano? Ecco, un episodio fa bene, rilassa e ci aiuta a staccare ma due ore sono oggetivamente uno spreco di tempo (ne so qualcosa, credetemi!).

10. Se ti trovi a passare tanto tempo al telefono, scaricati una delle tante app (io uso StayFree) che traccia quante volte sblocchi il telefono e quanto tempo passi con ciascuna applicazione che hai sul cellulare. Sembra inutile ma quando ti rendi conto di aver passato tre ore su Instagram, due su Youtube e mezz’ora su Facebook la prospettiva cambia, davvero.

Ora non resta che capire quale tecnica meglio corrisponde allo stile di vita che fai e al tipo di supporto di cui hai bisogno per gestire al meglio la tua giornata. E non dimenticare di scrivere nei commenti quale (o quali) hai scelto, se funziona o se hai difficoltà ad implementare la tecnica. 

Insieme ce la possiamo fare!
Un abbraccio,
Chiara