Un planning system non è altro che un processo strutturato (e quindi pensato) che organizza e coordina le attività che devi fare, lasciando così la tua mente libera di essere quello che è: una fabbrica di nuove idee, e non un contenitore per ricordare cose. L’anno scorso avevo scritto un post (puoi riguardarlo qui) in cui elencavo una serie di domande per creare il proprio planning system. E sono ancora valide, ma con gli anni ho meglio capito cosa è davvero fondamentale quando si vuole creare un planning system che funzioni e che sia facile da mantenere. Ed ecco quindi una versione aggiornata della guida.

Per capire come strutturare il tuo planning system, devi considerare quattro elementi che rappresentano le funzioni principali del sistema:
1. catturare le informazioni in entrata
2. gestione delle cose da fare
3. calendario
4. note

Vediamoli uno alla volta!

Catturare le informazioni in entrata

Questo elemento è molto simile al primo passo del processo Get Things Done (se non sai cosa è, trovi la spiegazione qui e un riassunto veloce qui) di David Allen, capture. Consiste infatti nel decidere quale strumento (o strumenti) usare per catturare le informazioni che in qualche modo entrano nella tua vita. Si puo’ trattare della posta, cartacea o via mail, di comunicazioni arrivate via telefono o messaggio o a voce, di cose che hai letto o ascoltato o visto… insomma, ogni cosa puo’ rientrare in questa categoria.

Quello che devi fare è capire dove vengono registrate queste informazioni, e quando (e quanto spesso) controlli questi strumenti per capire cosa hanno catturato.
Ecco qualche esempio:

Informazione	Strumento di cattura	Frequenza di controllo
posta elettronica con offerte di sconti, comunicazioni per lavoro, promemoria di eventi, etc.	casella di posta elettronica	una volta al giorno
bollette, pubblicità con sconti, volantini vari	casella di posta e cestino all’ingresso di casa	una volta al giorno
cose da fare che mi vengono in mente o comunicate da altre persone	agenda	più di una volta al giorno
appunti di cose che leggo o vedo in giro	applicazione per note sul cellulare	una volta al giorno
obiettivi personali e piano per raggiungerli	Notion	una volta a settimana

Gestione delle cose da fare

Il secondo elemento è il cosiddetto task management, ossia come gestisci le cose che devi fare. Anche qui si tratta di decidere che strumento usare. Puoi sfruttare l’agenda in cui catturi le informazioni, oppure usare sistemi digitali come Asana o Notion o app come Todoist.

Qui sarà poi importante capire come organizzi le cose da fare, in termini di priorità e urgenza. L’Eisenhower matrix è un ottimo strumento utile a questo scopo, ma funziona anche scegliere le tre più importanti e numerarle.

Calendario

Molte delle informazioni che riceviamo, così come le cose da fare, hanno una precisa timeline e quindi è fondamentale che il tuo planning system includa anche un calendario. Qui non c’è molto da dire sullo strumento, devi solo decidere quale funziona meglio per te. E puo’ essere anche più di uno!

Nel mio caso, per esempio, ho ben quattro calendari:
1. calendario nell’agenda dove segno compleanni, scadenze, eventi, etc.
2. calendario online, dove segno tutto ciò che è relativo a MCDF, ma anche eventi e promemoria che condivido con mio marito.
3. calendario fisico con i contenuti di MCDF da pubblicare
4. calendario fisico appeso al muro con compleanni e scadenze relative alle casa

Note

Che si tratta degli appunti che hai preso durante un corso o da un libro, o delle lista di film che hai visto nel 2024 o libri che vorresti leggere, di sicuro anche tu hai delle note da organizzare. Qui devi chiederti quale strumento meglio serve questo scopo: cartaceo o digitale o entrambi? E ci sono delle macro categorie, ciascuna delle quali richiede un suo strumento, o le tue note possono essere tutte insieme?
Esempi di strumenti che puoi usare sono il classico quaderno o block-notes, ma anche Notion e OneNote funzionano molto bene.

Non è così difficile, vero? Prenditi del tempo per riflettere non solo sugli strumenti che vuoi usare, ma anche sul creare un sistema che è facile da mantenere nel tempo. Evita quindi millllle quaderni e app, che poi non ricordi più dove sono le cose, dimentichi le scadenze, e viene meno lo scopo principale del sistema.

Buona pianificazione,
Chiara