Hai mille cose da fare e non sempre riesci a stare dietro a tutto? Ti sei dimenticata una ricorrenza o una scadenza? Quando vai a letto ti vengono in mente mille cose e poi finisci per non dormire perché continui a pensarci? Se anche solo una volta ti sei trovata in questa situazione, allora ti serve fare una revisione del planning system che stai adottando, perché potrebbe aver bisogno di qualche cambiamento.
Un planning system non è altro che un processo strutturato (e quindi pensato) che organizza e coordina le attività che devi fare, lasciando così la tua mente libera di essere quello che è: una fabbrica di nuove idee, e non un contenitore per ricordare cose.
Un planning system non si limita quindi ad avere un blocchetto di post-it in ogni stanza in cui scrivere ogni cosa che ti viene in mente. Ti serve ben altro per assicurarti di pagare tutte le bollette in tempo o di non dimenticare quel negozio per il regalo di compleanno della tua amica. E per essere efficente questo sistema deve essere pensato in relazione ai tuoi bisogni. Non a cosa fanno gli altri sui social o nell’ufficio.
Cominciamo quindi con le domande che ti devi porre per identificare di cosa hai bisogno e poi decidere quali strumenti e che tipo di planning process fà al caso tuo.
- Cosa ti trovi più spesso a dimenticare? appuntamenti? ricorrenze? scadenza? cose da fare? sono per lo più cose che hai organizzato di recente o molto tempo prima? tendi a dimenticare di più eventi che ricorrono nel tempo, tipo controlli medici da fare ogni anno, o scadenze che si verificano una volta e basta?
- Dove sei quando organizzi appuntamenti? Al telefono? O al computer? Sei seduta a casa o su un mezzo e ti sta spostando da qualche parte? E dove segni gli appunti di quanto appena organizzato o deciso? Sul cellulare o su un foglietto? Hai un’agenda o un blocco per appunti con te quando sei in giro?
- Preferisci prendere appunti su un pezzo di carta o in versione digitale? Usi un calendario cartaceo appeso al muro, uno che fa parte della tua agenda, o vai direttamente di calendario online?
- Per usare un’agenda, come deve essere? solo funzionale o deve anche avere elementi estetici come un certo colore di copertina o degli abbellimenti sulle pagine? (per capire meglio che agenda è più adatta a te, qui trovi tutti i passaggi che ti guidano nella scelta)
- Quanto tempo vuoi e puoi dedicare alla pianificazione (della tua giornata, settimana, mese, etc.)?
- Hai la possibilità di pianificare in maniera quasi definitiva per i prossimi mesi o hai la necessità di strumenti di pianificazione molto flessibili per accomodare continui cambiamenti (per esempio se viaggi spesso per lavoro)?
- Quali sono gli aspetti che hai bisogno di tenere ben organizzati? (per capirlo, puoi fare rifermento all’analisi della tua vita con l’esercizio Level 10 life)
- Preferisci avere uno strumento che comprende tutte le cose da fare e ricordare, o strumenti separati per ciascun aspetto della tua vita (budget, famiglia, salute e benessere, lavoro, progetti personali, etc.)?
Usa queste domande guida per riflettere e creare un sistema funzionale specifico per te. Ricorda che per quanto il planning system di altri può essere di ispirazione, solo tu sai di cosa hai bisogno ma soprattutto cosa ti tiene motivata a mantenere questo planning system. Perché é facile essere eccitate all’idea di provare uno strumento nuovo, ma la qualità di questo (e del sistema in generale) si vede se riesci a mantenerlo, o se diventa un altra noia.
Buona pianificazione e se hai dubbi o domande, scrivimi nei commenti qui sotto!
Chiara
millecosedafare.com 
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