Get Things Done (GTD), che in italiano viene tradotto come “fare le cose”, è un metodo ideato da David Allen e consiste in 5 passaggi per acquisire, valutare e organizzare le varie attività della tua vita. GTD è un sistema (non uno strumento) che può essere implementato usando carta e penna, o applicazioni come Omnifocus o Notion.
I cinque passaggi sono i seguenti:
- Catturare (capture)
- Chiarire (clarify)
- Organizzare (organize)
- Riflessione (reflect)
- Ingaggiare (engage)
(Lascio la traduzione in inglese di ogni passaggio in caso vi possa servire per ulteriori ricerche con risorse in inglese)
CATTURARE
La prima cosa da fare prima di passare all’azione è assicurarsi di non tralasciare nulla. E dato che il nostro cervello è fatto per avere idee, non conservarle, dobbiamo avere un posto in cui mettiamo tutto quello che ci viene in mente. Altrimenti si corre il rischio di dimenticare le cose, con tutto quello che ne consegue.
- Cartella “inbox” delle email. Questa raggruppa non solo le email che gli altri ti mandano ma puoi anche impostare applicazioni che inviano direttamente alla tua casella di posta elettronica messaggi vocali o note che crei sul tuo cellulare.
- Porta documenti (come quello in foto). Pratico, ti consente di mettere da parte tutte le carte che hai in giro per casa (o in ufficio) ma anche i bigliettini e post-it che scrivi durante la giornata per annotare cose.
- Block-notes cartaceo o app “Note” sul cellulare.
In questa fase non serve che le cose siano ordinate o le note scritte in bella grafia. Basta che tu sappia cosa va dove, così che puoi passare alla fase successiva. Questo vuol dire che se sai che le bollette che arrivano col postino finiscono nel cestino all’ingresso insieme ai post-it, e che tutti i file in digitale li tieni nella mail, sei pronta per procedere.
CHIARIRE
Ora è il momento di considerare ciascun elemento del tuo raccoglitore. Innanzitutto controlla che sia un’attività (action). Se sul post-it hai scritto “tasse” o “zia Anna” devi chiarire quale attività intendi. Nel primo caso, “tasse” è in realtà un insieme di actions che va diviso in più cose da fare, e la voce “zia Anna” è troppa vaga per essere considerata un’attività pronta per essere organizzata. Ricorda che un’attività comincia con un verbo, quindi nell’esempio precedente puà essere “chiamare zia Anna per auguri di compleanno”.
Quando poi hai chiare le attività, per ciascuna di queste chiediti: è attuabile? Segui lo schema sotto per capire cosa devi fare poi.
Alla fine di questo esercizio, ti troverai con:
- alcune attività già fatte – yeah!
- una lista di attività da fare (action list) – vai al passaggio successivo
- un archivio (che puoi essere un raccoglitore) con tutte le cose che un giorno o l’altro potrebbero essere utili ( ad esempio il libretto di istruzioni della lavatrice o la garanzia del cellulare).
ORGANIZZARE
In questo passaggio prendi la tua action list e, per ciascuna attività, decidi dove deve andare considerando tre criteri:
- se fà parte di un progetto (l’esempio di prima, “tasse”, puo’ essere considerato un progetto);
- se deve essere fatta in un momento secifico o ha una scadenza
- dove deve o può essere fatta
(Ovviamente i tre criteri possono essere usati insieme.)
Nel primo caso, raggruppa tutte le attività relative a un progetto in una lista a parte e organizzale in senso logico se necessario. Ossia valuta cosa deve essere fatto come prima cosa, così da non rimanere bloccata quando poi le fai.
Nel secondo caso, l’attività và inserita nel calendario o nella visione mensile o annuale del tuo bujo così da avere un promemoria al momento giusto (e non doverlo tenere a mente fino ad allora!).
Nel terzo caso, e qui sta il bello di questo sistema, devi considerare se l’attività richiede connessione internet (per esempio rispondere a una email o fare un ordine online), se necessita di un telefono (come per prendere l’appuntamento con la parrucchiera), se fa parte del gruppo di cose da fare quando sei in centro (e quindi puoi sia fare la spesa dal fruttivendolo che comprare la lampadina che sostituisce quella che si è fulminata).
Non devi fare nulla se non organizzare le attività. Per farlo ti suggerisco di evidenziare con colori diversi o fare simboli diversi di fianco a ciascuna attività per rappresentare visivamente (e quindi vedere velocemente) le diverse categorie.
RIFLESSIONE
GTD è appunto un sistema quindi per essere sicura che ti puoi fidare, e quindi smettere di cercare di ricordare tutto, deve essere tenuto fresco e funzionale. David Allen consiglia di avere un momento di riflessione ogni settimana, per controllare che tutto sia dove deve essere, che non ci siano volantini o note che non hanno un loro posto, o che non ci sia una marea di carta accumulata nello svuota-tasche all’ingresso.
Rifletti quindi su cosa devi fare e quanto spesso, e chiediti su come questo rientra nel tuo sistema per “fare le cose”. Se ti rendi conto che alcune cose finisci per dimenticarle o non le fai quando potresti, c’è qualcosa da rivedere.
INGAGGIA
Engage, ossia fai la scelta migliore per completare l’attività. A seconda del contesto in cui l’azione và fatta, del tempo che richiede, dell’energia necessaria, e di dove si colloca nella tua lista delle priorità, un’azione può finire in tre posti:
- calendario
- project list
- piano giornaliero
Ma andiamo per ordine. Considera questi quattro fattori (vedi grafico qui sotto) e sulla base di questi pianifica le tue attività. Avendo già organizzato le attività usando progetto, tempo e contesto come criteri (passaggio 3), mettere le attività al posto giusto sarà un gioco da ragazzi!
Alla fine di questo passaggio, grazie al sistema GTD, ti trovi quindi con:
- un calendario aggiornato, con promemoria per ogni attività che deve essere fatta un certo giorno e/o a un certo orario,
- una lista per ciascun progetto della tua vita, che sia comprare casa o pagare le tasse, e
- una lista di cose da fare per ciascun mese, settimana e giorno.
Ci siamo, ora sei davvero pronta per passare ai fatti e a “fare le cose”!
Che ne dici di questo sistema?
Lo conoscevi già o è la prima volta che ne senti parlare? L’hai mai usato? Fammi sapere la tua esperienza nei commenti qui sotto.
Non vedo l’ora di sapere come you get things done!
Buon planning,
Chiara
millecosedafare.com 