A scuola e all’università il percorso di studi è diviso in semestri, e alla fine di ciascuno (solitamente) ci sono degli esami che ti permettono di riflettere e valutare cosa hai imparato fino a quel momento, per poi procedere con il livello successivo. Lo stesso principio si può applicare alla tua vita, e ragionare in trimestri è un ottimo metodo per controllare meglio dove stai andando e come procede il tuo percorso di crescita personale.
Se dividi un anno in periodi di tre mesi ciascuno, ti trovi con quattro trimestri (in inglese chiamati quarters). Ogni periodo è unico perché unico è il tuo livello di energia nei vari momenti dell’anno, e questo varia a seconda del lavoro che fai, del periodo di vacanze che sei solita fare, delle festività religiose che celebri, etc. Tutti e quattro però fanno parte di un framework più grande, quello annuale, che è bene rivisitare due volte nell’arco di 12 mesi – a gennaio, all’inizio dell’anno, e a giugno/luglio, a metà dell’anno.
Ma andiamo per ordine. Perché ripensare alla propria vita e obiettivi ogni tre mesi? Non si finisce per spendere più tempo a pianificare che a fare le cose?
Me lo sono chiesta anche io tempo fa, e la risposta che ho trovato è presa in prestito da Yogi Berra: “se non sai dove stai andando, ti ritroverai da un’altra parte”. Ed è davvero così, soprattutto perché il pit stop che fai ogni tre mesi non vuole essere uno stravolgimento totale della tua vita e non richiede ore e ore di pianificazione. Al contrario, è un momento di riflessione che ti permettere di avere più chiaro cosa vuoi che accada nei tre mesi a seguire e così di spendere meno tempo a pianificare i mesi successivi. Se infatti sai dove vuoi andare, è più facile identificare i passi da fare per arrivare lì.
Da dove devo cominciare? Semplicemente da chi sei e cosa vuoi. Ricorda che è il framework dell’anno in corso la tua mappa che guida il tuo viaggio. Quindi riprendi l’esercizio Level 10 life & goals che hai fatto a gennaio (se non sai cosa è, niente panico che puoi farlo anche ora – trovi tutte le istruzioni con tanti esempi grafici qui), e valuta il livello a cui i vari aspetti della tua vita sono ora. Rileggi gli obiettivi che ti eri data per raggiungere il livello 10 e lode negli ambiti della vita che reputi prioritari e seleziona un massimo di 5 su cui lavorare. Hai tre mesi di tempo per fare progressi al riguardo, anche senza necessariamente raggiungerli. L’importante è avanzare, o modificarli se serve.
Una volta decisi gli obiettivi, cambiamo prospettiva e ragioniamo in termini di traguardi (milestones), ossia di cosa vuoi raggiungere alla fine dei prossimi tre mesi. Ma anche qui, partiamo prima dai milestones che ti eri data per lo scorso trimestre: come sono andati? Quali difficoltà hai incontrato nel raggiungerli, e cosa invece è stato più facile del previsto? Quando hai chiaro il percorso fatto fino ad ora, puoi passare a decidere quelli per i prossimi tre mesi. Facciamo un esempio: se il tuo obiettivo è “dedicare più tempo agli amici, e più regolarmente”, il traguardo puo’ essere: “organizzare almeno un momento di condivisione con Tizio, Caio e Lucilla”.
Ti consiglio di avere un massimo di 3 traguardi per obiettivo, innanzitutto per rendere il tutto praticabile, e non un ennesimo piano che non si realizza e crea solo frustrazione. E poi perché, come dicevo prima, lo scopo di questo esercizio è di avere delle linee guida per i prossimi mesi, non un piano da seguire passo a passo.
La pianificazione a livello di obiettivi la lasciamo all’inizio del mese, quando ti è più facile immaginare il tempo a seguire e puoi quindi decidere con più sicurezza cosa fare e quando per raggiungere gli obiettivi. Sarebbe davvero difficile stabilire ora quando esattamente raggiungerai un certo milestone.
Passimo ora alle cose da fare. Come decidere cosa inserire nella to-do list? La cosa migliore è iniziare con lo scrivere tutto quello che ti viene in mente. Dal cambiare l’acqua ai pesci rossi al chiamare il commercialista per la questione del rimborso tasse. Questo metodo si chiama brain dump, che letteralmente significa “la discarica del cervello”. L’obiettivo è infatti quello di svuotare la tua mente da tutte quelle cose che stai cercando di ricordarti di fare. Scrivi tutto tutto, ma proprio tutto, senza giudicare quello che ti viene in mente. Una volta liberata la testa, controlla il calendario e altre liste dove potresti esserti annotata cose da fare, appuntamenti, o attività legate a progetti specifici (come chiamare il muratore per avere un preventivo per la ristrutturazione del garage).
Niente panico. Lo so che l’elenco è lunghissimo e al solo pensiero di tutte quelle cose da fare, ti passa la voglia. Ma ricorda che lo scopo di fare un brain dump è quello di svuotare la mente, neint’altro. Per decidere cosa devi e vuoi fare nei prossimi tre mesi, c’è un altro passo da fare. Leggi ciascuno elemento della lista e ragiona in termini di singole attività, considerando quanto tempo ci vuole per completarla e se c’è una specifica scadenza. Molto spesso nel brain dump finiscono progetti interi che vanno suddivisi in attività singole e più facilmente completabili in un tempo ridotto.
Quando hai finito, ti ritroverai con una lista di cose che davvero devi e/o vuoi fare nei prossimi tre mesi, quella che chiamiamo la master to-do list. Per assicurarti di non aver dimenticato nulla, controlla anche il calendario o i post-it sul tavolo in cui puoi aver annotato appuntamenti, scadenza e cose da fare! Questo elenco concreto di cose da fare, ciascuna con la sua scadenza, sarà il tuo punto di riferimento quando ogni mese creerai la tua to-do list.
E ora che hai tutte, ma proprio tutte, le istruzioni su come pianificare il nuovo trimestre, non ti resta che cominciare!
Buon trimestre,
Chiara
millecosedafare.com 
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