Oggi parleremo di una delle tecniche di gestione del tempo più amate e odiate allo stesso tempo: il time blocking. Se non sai cos’è, possiamo dire in parole povere che è un modo più sofisticato di dire che se vuoi una cosa fatta, devi inserirla nel tuo calendario. Ma vediamo insieme come funziona, perché può essere utile, e cosa la rende così controversa.

Cos’è il Time Blocking?

La tecnica del time blocking si applica alla visione oraria dell’agenda perché si va letteralmente a dividere la giornata in blocchi di tempo, a ciascuno dei quali viene assegnata una cosa da fare. Utilizzando strumenti come Google Calendar per la versione online, si può facilmente applicare questa tecnica per organizzare le proprie giornate in modo più efficiente.

Come iniziare con il Time Blocking

Per iniziare ad usare questa tecnica, mi piace far riferimento ai tre livelli che Ali Abdaal descrive nel suo libro Feel-good productivity, con qualche cambiamento che ho perfezionato negli anni.

La prima cosa che Ali Abdaal suggerisce è di inserire in agenda le task della nostra to-do list che tendiamo ad evitare. Attività come riorganizzare la casella di posta elettronica ed eliminare le pubblicità, preparare i documenti per il commercialista, o portare in lavanderia le coperte pesanti per il cambio di stagione vanno inserite in agenda come se fossero degli appuntamenti – decidendo quando farle e bloccando il tempo necessario nella tua settimana.

Il secondo livello è creare dei blocchi di tempo per la maggior parte della giornata, creando una sorta di timeline dell’intero giorno. Immagina di svegliarti e pianificare la giornata così: 6-7 colazione e morning routing, 7-8 preparazione prima di uscire, 8-8.30 treno, 8.30-12 lavoro, etc. Si tratta di inserire l’intera to-do list nella tua visione giornaliera.

Ora però voglio spiegarvi come ho adattato questi due livelli per rendere il time blocking più immediato ed efficace. Come prima cosa inserisco in agenda gli appuntamenti, ossia tutto ciò che deve essere fatto ad un orario preciso, e poi le attività fisse nella mia settimana come il lavoro, gli orari dei pasti, ma si puo’ trattare anche di prendere i figli a scuola, o andare alla lezione di pilates. Successivamente inserisco le mie routines e il tempo per i miei progetti personali. Solo una volta inseriti questi elementi, guardo la mia to-do list e partendo dalle cose che tendo ad evitare, le inserisco nel tempo che rimane. In questo modo è meno probabile che le cose che mi piace fare non vengano totalmente dimenticate.

Il terzo livello che Ali Abdaal consiglia, e che trovo molto utile per chi è alle prime armi con il time blocking, è creare la propria settimana ideale. Questo significa riprodurre la visione oraria di un’intera settimana su un foglio, o usare una settimana vuota della tua agenda, e pianificare la settimana ideale assicurandoti di dare abbastanza tempo a ciascun aspetto importante della tua vita. Nel mio ultimo video YouTube puoi vedere come è la mia settimana ideale e come la uso da guida per pianificare ciascuna giornata.

Se poi vuoi passare al livello pro, consiglio di affiancare la tecnica del time blocking con quella del color coding. Assegna un colore a ciascun aspetto della tua vita e evidenzia i vari blocchi nella giornata con il colore corrispondente. Questo ti dà una visione immediata di quali aspetti della tua vita prendono più tempo nella tua settimana.

Perché il Time Blocking è tanto amato quanto odiato?

La verità è che la tecnica del time blocking non ha come obiettivo quello di creare una pianificazione rigida che causa solo stress, ma al contrario di dare una struttura alla settimana e assicurare che gli aspetti più importanti della tua vita non vengano dimenticati. Questa struttura ha poi il vantaggio di darti più libertà, perché avendo assegnato del tempo specifico alle attività che devi fare, eviti di sprecarlo e hai quindi più tempo per tutto il resto che ti piace fare: hobby, amicizie, famiglia, relax, ecc.

E se avere ogni minuto della giornata già predeterminato non fa al caso tuo, puoi sempre bloccare il tempo per un aspetto della tua vita e non per una singola task. Quindi per esempio blocchi un’ora dopo cena come “tempo per me” e poi ogni sera decidi se spenderlo guardando la TV, leggendo un libro, facendo un bagno rilassante, etc.

Ora che il time blocking non ha più segreti per te, non ti resta che provare ad applicarlo per pianificare la tua settimana. Buona pianificazione!