Se è vero che luglio ha la magia di un secondo gennaio, questo è il momento perfetto per fermarsi a valutare cosa funziona e cosa no nella nostra vita, incluso come gestiamo il nostro tempo e le cose da fare.

Fare un audit del proprio planning system è un esercizio semplice che si può riassumere in tre domande.

1. Come processi le informazioni?

Ti consiglio di rappresentare graficamente il processo così da avere chiaro da dove arrivano le informazioni, come vengono processate, e in quali strumenti di pianificazione finiscono. Ecco qui sotto un esempio di come fare.

Cominciate elencando tutte le fonti di informazioni che avete: vari indirizzi mail, chiamate, incontri, gruppi WhatsApp, etc. E poi capite dove vanno a finire le informazioni, e che criteri adottate (spesso inconsciamente, per abitudine).

2. Come pianifichi il tempo?

Cosa usi per pianificare la giornata, la settimana, il mese, il trimestre, l’anno, e il futuro? Elenca i vari strumenti e i criteria per cui usi uno piuttosto che l’altro. Per esempio, nel mio caso ho una piccola agenda tascabile con solo la visione mensile che uso come calendario per tutti gli appuntamenti del mese e dell’anno. Preferisco questa che usare la visione mensile della mia agenda-journal perché essendo tascabile e leggera posso averla sempre con me in borsa.

3. Cosa non funziona? Cosa dimentichi più spesso? Cosa continui a rimandare o non hai mai tempo per fare?

Ripensa agli scorsi mesi e recupera nella memoria quali appuntamenti, ricorrenze, e scadenze ti sei accorta di aver dimenticato. E poi passa alle cose da fare, e elenca le categorie di cose da fare che sono state spesso dimenticate o rimandate, e il motivo. Per esempio, io dimentico i compleanni a meno che non siano segnati sul calendario. A volte mi appare la notifica su Facebook ma se non metto l’informazione nel calendario, il 90% delle volte finisco per dimenticarmene. Oppure, per quanto abbia l’obiettivo di fare un qualche esercizio fisico ogni giorno, se non lo inserisco nell’agenda bloccando del tempo per farlo, averlo nella to-do list non mi motiva abbastanza.

Ora passa all’azione per un nuovo 2023

Una volta capito il sistema e cosa non funziona, identifica delle alternative prendendo spunto da ciò che è efficace (nel mio caso il calendario come promemoria di eventi e ricorrenze), o dai nuovi strumenti a disposizione (come per esempio usare la sezione note del cellulare per segnare cose da fare o appuntamenti che ti vengono in mente quando non sei a casa).

Ricorda che il planning system non è qualcosa che deve rimanere uguale per sempre. Al contrario, deve essere in grado di adattarsi e cambiare a seconda delle tue necessità. Quindi non rassegnarti di fronte alle difficoltà ma trova delle alternative che ti semplifichino la vita. Spendere un’ora oggi per trovare nuovi strumenti, come nuove app o tecniche per la gestione del tempo, puo’ farti risparmiare ore e ore nel futuro.

Provaci, e se vuoi consigli su come aggiustare le cose che non funzionano nel tuo planning system, scrivimi qui sotto nei commenti!

Buon 2023,
Chiara